Sente dificuldade em lidar com as distrações que aparecem quando tentamos nos concentrar em alguma tarefa importante? Este artigo é pra você!

Bom dia, boa tarde ou boa noite caro leitor! Seja lá o momento em que estiver lendo. Afinal, produtividade não é ter hora para tudo, mas fazer o mais relevante nas horas disponíveis que você tem, não é mesmo. Eu sou Guilherme Baroli, jornalista, e vou estar por aqui, a partir de agora, contribuindo com o time do Produtividade Ninja.

Pra começar, pego carona no evento que fez o mundo voltar seus olhos à terra de Shakespeare. Esse texto analisa o desafio de conciliar trabalho com algo que disputa nossa atenção, nesse caso, as Olimpíadas de Londres.

Claro que ninguém abandona o computador por conta de transmissões esportivas a todo o momento. Mas esse evento acontece de quatro em quatro anos e é um bela demonstração de força, disciplina e superação humana. Onde momentos de glória e fracasso mesclam-se entre uniformes coloridos que orgulhosamente estampam diversas bandeiras.

As imagens espetaculares das competições geram interesse e atrapalharam a concentração de muita gente, inclusive dos americanos. Quem afirma é uma pesquisa realizada pela SonicWall – subsidiária da Dell –, empresa especializada em segurança da informação (fonte – em inglês).

A iniciativa buscou mensurar a dimensão e os reflexos dessa distração na produtividade de grandes corporações. Cerca de 60% das que participaram da pesquisa afirmaram estar preocupadas com o impacto negativo no desempenho do trabalho, sobretudo pelo fato de que muitos acessos a vídeos sobrecarregariam a rede de toda a empresa. Uma marcha lenta que nenhum negócio deseja.

O resumo disso tudo é que mais da metade das empresas previram que seus funcionários assistiriam a cobertura dos eventos conectados à rede corporativa. O que diminuiria o ritmo de trabalho, além de introduzir ameaças à rede pela visualização de fluxos on-line ou pelo acesso dos resultados. Desse modo, a solução seria implantar medidas para limitar ou até proibir a visualização dos jogos pelos empregados durante o horário de trabalho.

Lidando com as distrações diárias

Como visto, os desafios estão por toda parte. O exemplo acima é apenas uma ilustração da nossa batalha diária em, literalmente, finalizar nossas tarefas.

O problema parece simples de ser resolvido: eliminar tudo que possa nos distrair. Mas não é fácil. Você já sabe, o telefone pode tocar, um colega interromper, ou um email urgente aparecer.

E vai além. Por isso, alguns ensinamentos podem fazer a diferença. Como os que o colunista Martin Zwilling resumiu recentemente na revista Forbes (fonte – em inglês), acerca dos princípios de produtividade do livro “Trabalhe Menos, Faça Mais” (Editora Gente), escrito pela especialista em gestão do tempo, Dr. Jan Yager.

São mantras que podem ser implementados por qualquer um de nós, uma vez adaptados às realidades e necessidades diferentes. O importante mesmo é utilizar as dicas para atingir seu potencial, reconhecer possíveis falhas e ajustar sua rotina de trabalho para obter melhores resultados.

Aqui vão elas:

1. Controle-se bem, mas não tente controlar os outros.

O problema-chave que você precisa resolver primeiro é o “distracionite.” Esta é a dor do fluxo interminável de e-mail, telefonemas, e crises diárias que impedem quaisquer realizações realmente importantes, como os clientes finais. Ser um bom exemplo de produtiviodade é válido, mas tentar controlar os outros não costuma trazer benefícios.

2. Foco nos 20%.

Não tente fazer tudo, ou você pode realizar muito pouco. A Lei de Pareto diz que você conquista 80% de seus resultados a partir de 20% de seus esforços. O lance é descobrir o que merece essa porcentagem mínima de atenção e focar nisso. Comece cada dia com a tarefa de maior prioridade que precisa ser feita naquele dia, e deixe os e-mails e telefonemas até o fim do dia, se você tiver tempo.

3. Organize seu tempo.

Um dos assassinos da produtividade é a desorganização e o tempo perdido tentando encontrar alguma coisa. Aproveite o tempo para construir um banco de dados de contatos, e organize seus documentos, pastas, etc. Se necessário e possível, contrate um especialista para automatizar tarefas repetitivas.

4. Excelência versus perfeccionismo.

Por definição, nenhum ser humano ou qualquer negócio é perfeito. A busca pela perfeição fatalmente te levará ao fracasso. O objetivo da excelência é louvável, mas se traduzido para o perfeccionismo, torna-se auto-destrutivo e não-produtivo.

5. Compreender e superar a procrastinação.

O medo do sucesso e o medo do fracasso estão na raiz da maioria dos atos de procrastinação. Psicólogos afirmam que os procrastinadores realmente se sabotam. Eles colocam obstáculos em seu próprio caminho; escolhem caminhos que ferem a sua produtividade, e que limitam o seu sucesso nos negócios.

6. Descanso.

Descanso torna você mais produtivo. Durma o suficiente para que você possa permanecer ativo durante todo o dia e à noite. Dedique tempo para um almoço tranquilo e faça intervalos durante o trabalho, a cada duas horas.

7. Escute mais.

Use suas habilidades de escuta para se tornar mais eficiente e eficaz. Maximize a sua própria produtividade. Esteja atento ao que a sua equipe e seus clientes dizem que precisam. Assim, você conseguirá entregar extamente o que eles querem. Isso não quer dizer que voce tenha que abandonar, por completo, estratégias de alto nível de negócios e objetivos.

8. Produtividade: um conceito relativo.

Percepção é realidade no mundo dos negócios. Os membros da equipe mais produtivos são os que consistentemente entregam mais, apesar de terem prometido menos. A produtividade é o valor percebido por unidade de tempo, e não está relacionado a horas reais de trabalho. O que importa são os resultados quantificáveis.

9. Tenha objetivos e acompanhe seu rendimento.

Se você não mede seus resultados, não será possível gerenciar qualquer atividade ou gerir uma empresa. A última tarefa de um empreendedor é definir o sucesso em termos de resultados desejados, sejam eles o número de clientes, a receita e o lucro. Sem objetivos, não há a produtividade a ser mensurada.

10. Fator multiplicador.

Delegar tarefas a pessoas que podem fazer o trabalho mais rápido ou mais barato é um multiplicador de produtividade.