Ao ler o post Your Emails Are Too Long do Leo Babauta, resolvi primeiro explicar o motivo de eu não concordar plenamente com o que ele escreve.

Emails compridos servem uma função: conexão emocional.

Quando o seu cliente, parente ou amigo envia um email comprido, ele não está engajado em uma atividade de troca de informações para resolver um problema. Ele quer se sentir ouvido, quer compartilhar algum sentimento.

E mandar o cara aprender a escrever em cinco linhas não vai ajudar em nada no seu relacionamento: apenas cortará o possível rapport existente.

Por isso, sugiro o uso bastante cauteloso das dicas do Leo. Uma tradução livre do post segue abaixo:

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Seus emails são muito compridos

“Se você não conseguir escrever sua idéia no verso de um cartão de visitas, você não tem clareza na sua idéia” (David Belasco)

Um dos maiores problemas que encontro quando as pessoas me escrevem emails é surpreendentemente comum: os emails são compridos demais.

Eu sou um cara relativamente ocupado, mas quem não é? Eu tento responder, mas quando recebo um email incrivelmente longo, não tem como eu responder rapidamente. Se o email é curto, eu disparo uma resposta assim que leio.

Então, por que enviar emails compridos?

Aqui vai uma regra: um email comprido nunca é necessário. Nunca.

Por que estou escrevendo isso? É um resmungo contra as pessoas que me mandam email? Não. É um problema geral que vejo com email e espero que isso ajude as pessoas a escrever de forma mais efetiva.

Como eu uso email

Antes eu escrevi como eu eliminei email de minha vida. Isso é 90% verdade. Ainda uso email de forma limitada – principalmente com pessoas com as quais eu colaboro (parceiros, designers, editores). Também respondo a emails de clientes (reembolsos, problemas de download).

Para feedback de leitores e comentários, eu uso Twitter. Para comunicar com a família, uso Facebook (eu nunca fico “amigo” de ninguém que não seja da minha família, e tenho menos de 100 amigos no FB).

Dito isso, meu problema com email não é apenas meu. Não importa como você usa email: ninguém quer receber um tratado ou responder a 10 perguntas. Todo mundo está ocupado e todo mundo valoriza o próprio tempo.

Quando eu mando email, eu tento ler turo rapidamente. Não gosto de ficar travado respondendo email o dia inteiro, então eu abro, leio e respondo ou arquivo e caio fora.

Quando alguém me manda um email comprido, provavelmente será arquivado. Se eu realmente preciso responder, provavelmente não o farei nesse mesmo dia.

Por favor entenda: este post não é apenas sobre mim. É sobre qualquer pessoa ocupada que valoriza seu próprio tempo. Se você manda a uma pessoa dessas um email comprido, você está dizendo que não valoriza o tempo dela e está dizendo que você não parou para pensar no que é importante. E você está diminuindo suas chances de receber uma resposta.

Por que emails compridos são uma merda

Algumas razões rápidas:

• Demora demais para ser lido. Eu não tenho muito tempo para ler, e ao me mandar um tratado você está dizendo que o seu email é mais importante do que outras coisas que eu tenho para ler.
• Não respeita o meu tempo. Quando você me manda email, você está fazendo um pedido de meu tempo (tempo de ler, de processar, responder). Se você manda um email comprido, você não editou. Você não decidiu o que é mais importante. Você está dizendo, de fato, que eu é que tenho que fazer isso por você. Você está enviando a mensagem de que seu tempo é mais importante que o meu.
• Você não vai direto ao ponto. Qual é o principal ponto que você quer enfatizar? Qual é a sua principal pergunta? Põe pra fora, ou então vai acabar na pilha de arquivos.
• Você pergunta muita coisa. Eu não tenho condição de responder a todas as suas perguntas sem gastar meia hora do meu precioso dia. Então, não me faça muitas perguntas. Apenas uma ou duas.
• Eu não vou responder Se você espera que eu responda o email direto, ou, pior, faça alguma coisa pra você, boa sorte. Eu não sou uma diva, mas tenho coisa pra fazer e não posso dar conta de emails compridos. E existem muitos deles, não apenas de você.

Regras para emails curtos e efetivos

Ignore as seguintes regras por sua conta e risco:

1. Mantenha o máximo de 5 frases. Não mais. Eu roubei isso do five.sentenc.es é claro, mas usei por muitos anos e funciona. Eu geralmente faço menos de cinco.
2. Descubra qual é o seu principal ponto a ser feito. Se você acha que precisa de mais de 5 frases, provavelmente não descobriu o que diachos está querendo dizer. Use alguns segundos para descobrir e mantenha-se firme na sua idéia principal.
3. Pergunte uma única coisa. Não mande 10 perguntas, apenas pergunte uma. Ou duas no máximo. Você vai receber uma resposta muito mais rapidamente.
4. Edite. Se você estourou para 8 frases, corte e elimine para 3.
5. Links. Se você tiver que fazer referência a alguma informação, inclua um link para onde ele está na web.
6. Publique. Se a informação que você quer divulgar não estiver na web, coloque lá. Crie uma comprida resposta ou um longo documento de contexto (e o edite para apenas o que for essencial) e publique online. Use seu blog ou uma das várias ferramentas grátis para publicar informação. Crie uma área de Perguntas e Respostas frequentes se for útil. Coloque o link no seu email.

Este post, falando nisso, é um exemplo desta última regra.

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O que acharam do texto acima do Zen Habits?

Sinceramente, eu acho que ele tem um tom meio de nervosinho Doutor Pimpolho.

Admiro demais o Leo Babauta e inclusive recomendo a compra do livro dele (link afiliado Submarino). Mas neste post acima acho que ele comete o mesmo erro do Tony Schwartz, que também tem um jeitinho de cara irritado com pouca coisa.

Não adianta ser produtivo se somos excêntricos e latindo pelos cotovelos toda hora que trombamos com algum reles mortal menos eficiente do que nós mesmos. O Leo é um cara gente boa e inclusive ele usa o termo “diva” para mostrar que ele entende que existem pessoas que não possuem muito bom senso e acabam pisando feio quando tentam implementar certas regras.

Sinceramente, o tempo de leitura de um email é tão curto quando se usa técnicas de leitura dinâmica que chega a ser irrelevante.

O que demora mesmo é responder.

Quando uma pessoa dedicou vários minutos para escrever um comprido email, e você manda ela ler um post como o do Leo, é um belo balde de água fria que pode prejudicar para sempre um relacionamento que poderia ser muito positivo.

No meu sistema de Produtividade Ninja, eu não recomendo seguir o caminho indicado pelo Leo. Ou seja: quando recebo um email comprido eu leio tudo, mas na hora da resposta eu me mantenho dentro da regra da Resposta Minimalista.

Como você faz?