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Dúvidas e anseios na implementação do GTD

Rosana Rogeri conta sua experiência pessoal em adotar o GTD pela primeira vez. O método GTD é descrito no livro A Arte de Fazer Acontecer, do autor David Allen.

A maioria de vocês já deve ter ouvido falar ou mesmo lido o livro “A arte de fazer acontecer” de David Allen. Não havia lido ainda, quando iniciei a leitura, imaginei que seria interessante compartilhar com as pessoas minhas impressões, procurei fazer uma reflexão sobre o texto lido, acho bem produtivo para compartilhar. Por reflexão entendo um texto solto, com indagações, inserções e muito bom humor.

De forma detalhada o blog efetividade.net traz um guia sobre o GTD, ou seja, ali está tudo explicadinho, caso você queria um texto que explique o método.

Comecei a ler o livro por me encontrar numa situação crônica entre o desespero e a falta de GPS nesse mar de papéis em que me encontro. Dessa vez, ou eu consigo resolver essa situação ou sou simplesmente engolida por ela.

Me identifiquei muito com as características descritas sobre as pessoas que ficam armazenando “tralhas” na cabeça. Realmente eu vivia guardando tudo aqui (tocando o dedo na cabeça, certo?), nem tinha ideia do quanto de tralha eu guardo. Estou lendo em Português, pelo simples fato de não conseguir ler mais nada em inglês, alguém avisa que esse negócio de traduzir site tá emburrecendo a população? Leva-se 4 anos para adquirir certa fluência numa língua e simplesmente ela some em alguns meses – tá anos – sem prática?

Nossas crenças muitas vezes são nossos piores inimigos

O que ficou bem marcado também foi o fato de, apesar de ter lido inúmeros artigos sobre GTD, nada se comparar ao impacto do livro sobre minhas crenças. Ainda estou na parte da inicial de leitura e implementação, uma loucura. Um dia está tudo perfeito e você tem certeza que vai conseguir, em outro você quer realmente saber onde estava com a cabeça quando tomou a decisão de implementar isso.

É uma leitura intensa, me perdi algumas vezes e reli trechos, não pela dificuldade (estou lendo em português, lembram?), mas pelo número de questionamentos internos que vou fazendo à medida que o livro avança. Creio que minha memória RAM está mais lotada do que eu imaginava.

O basicão é entender que após a coleta vem o processamento, não é nada simples, mas de uma maneira muito rasa, devo perguntar: o que é isso? É passível de ação?

Se a resposta for não, posso jogar fora, incubar ou colocar como referência. Minha tendência ao entulhamento me faz pensar que tudo deve ser referência. O que gera aquele mar de papéis, para o qual não inventaram GPS ainda, que citei lá no comecinho do texto.

Se a resposta for sim e leva menos de dois minutos. Faça agora. Se levar mais de dois minutos você vai ter de tomar decisões sobre essa ação. Ou adie. Ou delegue. O importante é processar sua caixa de entrada, mantê-la vazia sempre. Isso é um tormento para se aprender a fazer, um tormento, não se iludam.

Ler também é um desafio

Tentei programar a leitura anotando tudinho (tentei, certo?) para ler duas horas ininterruptas. Sem chances, melhor ler por capítulos. Meu poder de foco não dá para isso, ou seja, uma hora depois já estava cansada e pedindo socorro. Parei. Talvez seja o fato de eu ler no micro, não tenho certeza. Imprimi o livro. Deu na mesma! Deixei livre, li duas horas numa boa, vai entender!

O primeiro processamento gera bagunça, muita bagunça

Ao tentar operacionalizar, consegui processar os sapatos aqui de casa (meus e das crianças, mas não os guardei depois). Tentei planejar os dias, mas tem tanta coisa pra fazer que fico sem rumo e a casa uma bagunça. Por isso o autor recomenda que dediquemos dois dias inteiros a essa primeira coleta. Bem, ele recomenda, mas eu sou subversiva por natureza.

Algo que me deixa meio desesperada é a afirmação: qualquer ação identificada que demande + de 2 min. e não seja delegável, precisa ser monitorada em algum lugar”, por que o desespero? Tenho medo de dimensionar tudo que eu tenho de fazer, acho que é assim que reajo, dessa forma eu fujo. Ou seja, o processo é doloroso, extremamente doloroso.

Interessante que o autor diz que o fato de checar listas todos os dias (que consta de alguns métodos) é algo desmoralizante, pois você se sente mal por não conseguir fazer. Estou me sentindo péssima pela bagunça que eu fiz aqui e não consegui processar, mas vou até o fim. Só no fim eu decido se desisto

Gostei bastante das reflexões sobre projeto, a afirmativa: você não faz um projeto, executa ações, etapas relacionadas a ele, parece algo muito mais próximo do que acontece de fato. Eu executo, mas vou tomando decisões no meio do caminho, isso me desgasta, por isso, creio que o fato de manter a cabeça vazia me ajudaria, mas a minha nunca fica vazia. Nunca!

Para organizar o processamento, dividimos em coisas passíveis de ação: ou vai para o lixo, ou ferramentas de incubação, ou armazenagem de referência.

O autor define projeto como: qualquer resultado desejado que exija mais de um passo em temos de ação, ou seja, muita coisa pequena, torna-se projeto, pelo fato da necessidade de um marco inicial.

A explicação para certos mistérios pode mesmo existir

O capítulo três foi o mais perfeito de todos, tive tantas ideias tantas ideias que poderia ter me perdido no meio delas, caso não tivesse aqui do meu ladinho um papel para anotá-las… parece que o método está funcionando.

O capítulo trata do modelo natural de planejamento que compreende cinco fases: definir objetivos e princípios, visualizar resultados, fazer o brainstorm, organizar, identificar próximas ações. O autor detalha muito bem cada uma dessas fases.

Alguém tem de divulgar isso nas escolas (EU?), a gente sempre copia o planejamento do ano passado que foi copiado dos PCNs e cada um faz o que quer na sua sala de aula e tá tudo certo. Sei que existem mais mistérios entre o céu e a Terra, mas pelo que li no livro, não somos os únicos a fazer isso – confesso que acreditava que esse problema em planejar e executar projetos fosse privilégio da educação (preconceito puro ou narcisismo, não sei ao certo).

Veja que o planejamento que entregamos à coordenadora também é feito depois das aulas, o cara (autor, ok?) consegue explicar isso, ou seja, salvou minha consciência e ainda me deu instrumentos para ajudar o povo lá na escola e me ajudar a fazer o negócio emperrado (plano de negócio do Docência “in loco”) andar (talvez salvar o mundo também, né?).

Outro fato interessante é a distinção que ele faz no início do capítulo entre foco horizontal: definir resultados e próximas ações, ter um lembrete num sistema confiável, e foco vertical: raciocinar de forma produtiva (respeitando como seu cérebro funciona, segundo a visão dele), integrar resultados ao sistema pessoal. Simples assim,  mas vale muito a pena ler tudo, nenhum resumo é capaz de causar o impacto que a leitura do livro causa.

Também gostei de por a culpa na professora da quarta séria (coincidência eu dar aula para o quarto ano), isso ele faz para justificar o fato de a gente não conseguir se planejar, pois fomos ensinados a começar do começo, olhando para o número I em algarismos romanos. Isso realmente é terrível, ficamos olhando para a folha e nada sai, ai desistimos de planejar. Quando desistimos por estarmos utilizando um método antinatural de planejamento podem surgir diversas situações complicadinhas e vergonhas, diga-se de passagem.

Tirar tudo da mente e por no papel é o segredo

Você pode escolher a caneta!

O que mais me fascinou a ajudou demais a acalmar a mente foi o brainstorm. Simplesmente ir colocando e anotando as ideias, o que vem à mente. Num segundo momento é que paramos para processar e organizar isso, adivinha se eu não queria colocar no papel só a versão final de tudo.

Fiz uma rápida releitura da primeira parte, toda teórica do livro. A leitura do quarto capítulo foi fácil, é um capítulo todo prático, fala sobre a hora de começar: como estabelecer tempo, espaço e ferramentas.

Antes de especificamente falar sobre os itens, o autor fala que a implementação para alcançar sucesso, tem a ver com truques, como aqueles que fazemos para não esquecer as coisas, engraçado como nas descrições ele vai dizendo como podemos nos boicotar e como evitar o boicote. Aqui no produtividade ninja temos vários textos com muitos truques.

Processar a primeira vez, um desafio e tanto

O mesmo frio na barriga!

Sobre tempo, o autor diz que para a primeira coleta e processamento, precisamos de dois dias inteiros. Cerca de seis horas no mínimo para coleta e oito horas para processamento. Sugere que façamos isso em um feriado ou final de semana. Achei que iria aproveitar o recesso, mas não consegui ainda. Estou fazendo aos pouco, mas um dia tem resultado em outro não, em função de eu não ter internalizado tudo, creio.

David Allen faz questão desse tempo, pelo fato de considerar que gastamos muita energia psíquica para controlar todos os veios abertos e tudo que podemos descobrir numa coleta. Bem, eu já sofro de pensar. Algo importante é aabolir todos os compromissos para não sermos interrompidos.

Sobre espaço, o autor diz que devemos ter uma cabine central de controle, um lugar físico, que não dividimos e onde podemos ter à mão a caixa de entrada e o sistema de arquivamento. A maneira que ele considera melhor e mais fácil de não nos confundirmos e perdermos tempo procurando é o arquivamento por ordem alfabética.

Esse sistema precisa estar à mão, pois, se demorarmos mais de um minuto para arquivarmos algo, corremos o risco de empilharmos tudo e voltarmos a nos desorganizar novamente. Acho muito pertinente e perfeito saber que não sou apenas eu que faço esse tipo de coisa, se o cara escreveu no livro deve ter bastante gente assim no mundo.

Sobre as ferramentas, ele faz uma lista de artefatos de papel para você poder fazer um sistema confiável de arquivamento. Faz também uma descrição de todos os itens, mas o que mais me intrigou foi que ele diz que é muito útil uma etiquetadora automática, fui ver o preço disso e desisti de comprar muito rápido.

No final ele diz que após tudo organizado você só vai precisa administrar listas, não importa muito o meio que você usa para mantê-las, físico ou digital, e que você deve prezar sempre pela simplicidade, velocidade e prazer. Estou acreditando nele, mas ainda não consegui tal proeza não.

Continuo achando válida a implementação, embora seja por demais desorganizada para que isso funcione rapidamente. Acho que vale sempre adaptações (sem chances de etiquetadora, mas os móveis eu vou arrumar) e levar em consideração a máxima lá do Pedro Sorren 1% melhor a cada dia…

Sentiu o drama? Acontece contigo também? Como anda sua organização e o cumprimento das suas tarefas? Podemos enriquecer demais isso nos comentários.

Rosana Rogeri
Professora. Metida a salvar o mundo. Todo ano tenta (sem sucesso) correr a São Silvestre. Acredita mesmo que pode fazer a diferença no mundo.

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Comentários

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  1. André Chagas

    Estou lendo o livro, é realmente muito bom, to tentando assimilar um capitulo de cada vez porque é bastante informação e também sou mais a favor de uma adaptação do que tentar usar tudo na integra, mas lendo o livro percebi que muito entulho da minha mente era coisas passadas que estavam armazenadas sem necessidade nenhuma, que vinha guardando como referencia pra caso precisasse um dia, e ao perceber isso me livrei de muita coisa e consegui um grande alivio no fardo mental que carregava, mas 1% a cada dia sempre, as vezes vivemos como se a vida fosse uma corrida de 100m quando deveríamos lembrar sempre que na verdade ela é uma maratona.

  2. Alexandre Magno

    Excelente texto. Reflete a realidade de muitas pessoas. Inclusive a minha. Todo ano prometo concluir o livro do Allen… ainda náo desisti, nem do livro e nem do método. Chegaremos lá.

  3. Rita de Cássia

    Valeu Rosana! Muito bom o texto.
    Essa do Pedro de 1% a cada dia é uma boa mesmo

  4. Rosana,

    Parabéns pela excelente qualidade e aprofundamento que tu fez no artigo.
    Tenho tantas idéias na cabeça que parece um caos, devido a quere implementar tudo de uma vez, mas parece que levo anos para dar cada passo. Estou por exemplo, tentando ler 3 livros ao mesmo tempo, e tentar terminar um projeto meu para a Internet. Parece que tenho tanta coisa entulhada na cabeça que nem sei como organizar tanta informação nem por onde.

    Bem, gostei muito do que tu escreveu a respeito do livro, e como isso é algo essencial para mim no momento, irei colocá-lo como prioridade agora, vai pular para 1º da fila.

    Grande abraço e sucesso sempre!

  5. Elvis

    Estou na mesma situação. Fiz a coleta, processei e parei no capítulo “Revisar”. É de dar medo a quantidade de coisas que eu tenho pra executar!! Agora que fazem mais ou menos 2 semanas que parei de ler o livro, voltarei no capítulo Revisar e terminarei de ler. Depois, começarei tudo de novo. Como você disse Rosana, precisamos ler este livro várias vezes conforme vamos aplicando. Pretendo ler ele mais umas 3 vezes! D=

    O livro é sensacional. Já estou aplicando algumas coisas do método no dia-a-dia.
    Pretendo, quem sabe um dia, ter a mente igual a do Bruce Lee: clara como água!

    • Oi, Elvis, também pretendo… chegaremos lá.

      Abraços!

  6. Volto sim Rosana.

    Já comecei a implementar algumas coisas e estou sentindo um avanço bem legal!

  7. Tenho o livro aqui em casa mas nunca cheguei a lê-lo.

    Agora animei e ele pulou todos os outros na fila!

    Bem legal o texto!

    Abraços

    Caio

    • Que bom que se animou, Caio!! Fico muito feliz.
      Vá lendo e implementando e lendo de novo… depois volta e conta como foi, tá?

      Abraços

  8. Lucio

    Comecei a ler recentemente o livro e estou com as mesmas angústias. A impressão que tenho é que não sobreviverei à primeira coleta. Mas ainda tenho o livro inteiro para me orientar.

    • Acho, que na verdade, precisamos de varias leituras do livro. Ler de novo e ir fazendo e sentindo todo o processo, porque isso é viver, né? O ruim seria imaginar que apenas quando terminar pode ter paz, o processo de descoberta é fantástico. Tenho usado os princípios do GTD em tantos outros lugares… um dia processo tudo.

  9. Eduardo

    Ih…mandou bem Rosana, é isso aí. No começo parece tudo difícil, mas depois… piora.
    rsrsrsrsrs é brincadeirinha é claro, e a cada dia que passa se faz mais necessário o conhecimento e aplicação de tais técnicas. Por vezes sinto que existem toneladas de informação e consequentemente ação que recaem sobre nossas cabeças.

    • Acho que já está bem pior, Eduardo hehe Logo eu conto mais um pouco.
      O melhor mesmo do livro, ou o pior talvez, é que ele vai conversando com você, como alguém que sabe o quanto é complexo esse proesso… um dia eu chego lá… um dia.

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